Valg av printer starter med en behovsanalyse. Kartlegg printvolum, behov for farge, skanning, sikkerhet og eventuell etterbehandling. Små bedrifter kan klare seg med kompakte multifunksjonsprintere, mens større virksomheter gjerne trenger kraftige maskiner med dokumenthåndtering, brukerautentisering og høy utskriftshastighet.
Energisparing og kostnad per side er også viktige vurderinger. En god analyse gjør det enklere å velge riktig maskin eller abonnement, og sikrer optimal drift.